Jakie są zasady udzielenia urlopu wypoczynkowego?
Urlop wypoczynkowy jest przyznawany za zgodą pracodawcy, na wniosek samego pracownika. Urlop powinien być udzielany w terminie ustalonym przez nich wspólnie. Pracodawca ma obowiązek udzielić podwładnemu urlopu w roku kalendarzowym, w którym pracownik zyskał do niego prawo. Plan urlopów w firmie powinien być ustalony wcześniej.
Czasem pracodawca nie ustala planu urlopów, uzgadnia jedynie termin w porozumieniu z pracownikiem – dzieje się tak, kiedy w firmie nie działają związki zawodowe lub zakładowa organizacja związkowa zgodzi się na takie rozwiązanie.
Odwołanie z urlopu wypoczynkowego z inicjatywy pracodawcy
Termin ustalonego urlopu wypoczynkowego nie jest nienaruszalny. Istnieją okoliczności, w których pracodawca może żądać od pracownika powrotu do pracy, niezależnie od tego, gdzie podwładny w danym momencie przebywa. Aby do tego doszło, muszą zostać spełnione dwa warunki:
- pracodawca pokryje koszty poniesione w związku z tym przez pracownika,
- zaistniały okoliczności, których wcześniej nie dało się przewidzieć (np. duża awaria w miejscu pracy, ważne spotkanie wymagające obecności pracownika – oczywiście wcześniej nieplanowane, choroba osoby zastępującej pracownika przebywającego na urlopie).
Zajrzyj także: Poradnik - godziny nadliczbowe
Co to oznacza w praktyce?
Pan X jest jedynym informatykiem, który zajmuje się sprzętem komputerowym w firmie. Wyjechał na wakacje do Egiptu, jednak w czasie jego wyjazdu wystąpiła duża awaria systemu komputerowego, uniemożliwiająca normalne funkcjonowanie firmy. Pan X jest jedyną osobą, która może zapobiec ogromnym stratom finansowym. W tej sytuacji może zostać odwołany z urlopu, szef musi jednak pokryć poniesione przez niego koszty, związane z wcześniejszym powrotem.
Nie istnieją przepisy mówiące dokładnie o tym, w jakiej sytuacji pracodawca ma prawo odwołać pracownika z urlopu wypoczynkowego. Przyjmuje się, że szef sam powinien rozważyć, czy naprawdę zachodzi konieczność wcześniejszego wezwania podwładnego. Takiej decyzji pracownik nie może zakwestionować – jeśli odmówi powrotu z urlopu, narusza obowiązki pracownicze i może zostać zwolniony z pracy.
Natomiast nieuzasadnione odwołanie pracownika z urlopu wypoczynkowego jest naruszeniem zasad współżycia społecznego, co może zakończyć się procesem sądowym.
Dowiedz się również: Urlop wypoczynkowy na pół etatu
Polecenie odwołania z urlopu
Poinformowanie podwładnego o konieczności odwołania urlopu nie ma ustalonej prawnie formy – pracodawca może np. porozmawiać z pracownikiem telefonicznie lub ustalić warunki powrotu drogą mailową. Szef powinien wskazać termin, w jakim podwładny ma stawić się w pracy. Musi jednak brać pod uwagę możliwości pracownika (np. jeśli przebywa on za granicą, nie stawi się w firmie jeszcze tego samego dnia).
Odwołanie pracownika z urlopu bywa czasem trudne. Nie ma on przecież obowiązku informowania szefa, gdzie będzie przebywać. Nie musi nawet podawać prywatnego numeru telefonu (chyba że wewnętrzne regulacje firmy stanowią inaczej). Pracownik nie ma także obowiązku odbierać telefonu w czasie urlopu wypoczynkowego. Jeśli pracodawcy nie uda się z nim skontaktować i przekazać mu informacji o konieczności wcześniejszego powrotu, urlop nie zostanie odwołany.
Sprawdź też: Przerwy w pracy przysługujące pracownikowi - poradnik
Rekompensata za odwołany urlop
Pracodawca ma obowiązek zwrócić pracownikowi koszty związane z odwołaniem urlopu wypoczynkowego. Są to przede wszystkim opłaty za przejazd, noclegi czy bilety – koszty, które pracownik udokumentował. Szef nie musi zwracać pieniędzy np. za aparat fotograficzny, który został zakupiony specjalnie na wyjazd.
Jeżeli z powodu wcześniejszego powrotu pracownika, musi przerwać wypoczynek również członek jego rodziny, pracodawca musi pokryć również i te koszty. Dotyczy to najczęściej tych członków rodziny, którzy samodzielnie nie mogą kontynuować wyjazdu – np. w sytuacji, gdy pracownik przebywał na urlopie jako jedyny opiekun swoich dzieci.
Pani Y wyjechała na urlop wypoczynkowy z dwójką swoich małoletnich dzieci – jest samotną matką. Po kilku dniach okazało się, że pracownica, która ją zastępuje, złamała nogę. Pani Y musi więc przerwać urlop i wrócić do swoich obowiązków. W tej sytuacji pani Y kieruje do pracodawcy żądanie zapłaty za bilety oraz za niewykorzystane noclegi (wraz z potwierdzeniem kosztów). Pracodawca płaci nie tylko za panią Y, lecz także za dwójkę jej dzieci. Nie zwraca jednak pieniędzy za sprzęt do nurkowania, który pani Y zakupiła specjalnie na wyjazd.
Zajrzyj: Dni wolne od pracy w 2013 roku
Jeżeli podwładny przerywa wypoczynek np. na jeden lub dwa dni, a następnie wraca dokończyć urlop, szef ma obowiązek zwrócić koszty podróży w obie strony, tzn. z miejsca wypoczynku do miejsca pracy oraz z miejsca pracy do miejsca wypoczynku.
W przypadku braku zwrotu kosztów, pracownik ma 3 lata na roszczenie z tego tytułu.